Sauvez l’association loisirs et culture des 3 hameaux (alc3h) de Saint-Etienne-Roilaye

PV de l’assemblée générale du 31 mai 2016

par Marc Normand | 4 Juin 2016 | Activités

PV de l’assemblée générale du 31 mai 2016

19h10, début de la séance
Émargement de la feuille de présence : 15 présents à l’assemblée générale. La présidente prend la parole en suivant l’ordre du jour.

RAPPORT MORAL
rappel de l’article 2 de nos statuts qui définit l’objet de notre association :

« Cette Association a pour objet de valoriser et promouvoir la qualité de vie des habitants de Genancourt, Roilaye et Saint-Étienne, les trois hameaux qui composent notre commune. Elle proposera des animations à caractère culturel, sportif, citoyen ou festif appelées « voisinades ». Par l’intermédiaire de l’Association les habitants qui le souhaitent pourront  échanger leurs compétences et leurs savoir-faire dans un réseau d’entraide solidaire. »

L’association a essayé de répondre à vos attentes à travers les projets qui seront rappelés lors de la présentation du rapport d’activité.
C’est un bilan plutôt positif. Il y a toujours eu une moyenne de 35 participants à chacune des « voisinades ». L’équipe du bureau élargi ne s’est pas essoufflée et reste volontaire après cette première année de fonctionnement.

Nous voulons remercier la municipalité pour les subventions qu’elle nous a versées, les seules que nous ayons reçues cette année. Remercier plus directement M. Eric Beguin pour sa disponibilité, son écoute et sa réactivité à toutes les demandes du bureau (accès à la salle du conseil, à la cour de l’école, à la photocopieuse, prêt de matériel : cafetière, frigo, bancs et tables).

Quelques regrets cependant
✗ La disparité des participants dans nos trois hameaux
✗ La faible participation des conseillers municipaux
✗ Aucun enfant du RPI au concert d’avril
✗ Le manque de salle dans notre commune
Intervention d’une adhérente qui transmet la proposition du maire de la commune : aménager la salle du conseil pour qu’elle puisse être davantage utilisable pour l’association. Nous en discuterons ultérieurement puisque c’est un point à l’ordre du jour.

vote du rapport moral :
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Le rapport moral est approuvé à l’unanimité.

RAPPORT D’ACTIVITÉ
La présidente détaille les différentes « voisinades » organisée  par l’association.

Septembre :
Première « voisinade » de l’association le dimanche 13, marche d’automne gourmande et musicale suivie d’un repas froid dans la cour de l’école.
Le dimanche 20, journées du patrimoine toute la journée dans l’église de Saint-Étienne avec Jérôme Duchemin (répétition de l’ensemble Sylphiades et cours de violon gratuit pour tous).

Novembre :
Le samedi 21 à 15h, après-midi jeux de société dans la salle Napoléon de Pierrefonds. En soirée beaujolais nouveau.

Janvier :
Le dimanche 17 à 15h30, galette des rois et jeux de société dans la salle du conseil

Mars :
Le dimanche 20 à 14h30 pour le premier jour du printemps voisinade écocitoyenne « Nettoyons la nature ». Rendez-vous dans chacun des 3 hameaux et à 16h30, goûter pour tous dans la cours de l’école.

Avril :
Le dimanche 24 à 16h, concert en l’église de Chelles ; les travaux de l’église n’étant pas terminés. Sur la cinquantaine d’auditeurs présents 39 avaient acheté leur billets à l’avance.

Projets à venir :
La reprise de « voisinades » si les organisateurs sont d’accord.
✗ En l’absence des organisateurs de la marche d’automne, Thierry Lestringuant se propose pour une sortie nature à déterminer ou pourquoi pas organiser la marche d’automne. Une date est dors et déjà retenue : dimanche 11 septembre. Il faut éviter les journées du patrimoine si quelque chose est organisé.

✗ « Nettoyons la nature  », Françoise Lemoine l’organisatrice de cette année est à nouveau partante elle a déjà pris contact pour avoir le matériel (gants, gilets, sacs…) qui sera livré courant juillet. Une date en mars reste à déterminer.

✗ Visibilité de notre association au travers d’un site Internet : Marc Normand a commencé de s’en charger. Le site en est à sa deuxième version. Il présente l’organisation du site, ses rubriques, ses fonctionnalités, ses liens. Il souhaite autour de lui une équipe pour finaliser le projet. Face au problème évoqué par certains  face à ce média, il envisage pourquoi pas de faire des séances d’accompagnement durant les soirées d’hiver… Ce qui repose le problème de la salle (et de son accès WIFI).

✗ La présidente propose une animation précédent la soirée des festivités du 14 juillet organisées par la commune. Des stands de jeux (pêche à la ligne, chamboule-tout, loterie…) dans l’après midi du 13 juillet avant le repas. Remarques : c’est vrai que ce serait bien que l’association se montre ce jour-là mais les gens travaillent, certains sont en vacances… C’est mieux de prévoir quelque chose pendant le repas.  Qui est disponible ? Une adhérente avec la présidente vont voir comment organiser quelque chose de simple pour cette année. Pourquoi pas une tombola, vente d’enveloppes toutes gagnantes.

vote du rapport d’activité
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Le rapport d’activité est approuvé à l’unanimité.

RAPPORT FINANCIER ET BUDGET PRÉVISIONNEL
La présidente cède la parole à La trésorière qui présente le rapport financier et le budget prévisionnel.

✗ Le rapport financier présente un excédent de 367,55 € pour l’exercice 2015/2016.
Question : le concert est-elle la voisinade la plus coûteuse ? En effet cette voisinade est déficitaire. C’est un parti pris de l’association. L’organisation d’un concert, avec des musiciens de qualité a un coût.  La trésorière précise aussi que la voisinade de novembre avec la location de la salle Napoléon de Pierrefonds est aussi déficitaire. Toutes les autres voisinades ont permis de dégager du bénéfice.

✗ Le budget prévisionnel présenté est à l’équilibre avec des recettes et des dépenses évaluées à 2075,55 €. L’association compte sur le renouvellement des subventions de la commune ainsi que l’obtention d’autres  subventions qu’elle demandera.
Question : A quoi correspond les 300 € d’investissement ? Si les bénéfices le permettent, l’association pourra pourquoi pas acheter du petit matériel (cafetière, frigo…). Ce budget prévisionnel permet d’espérer des dépenses de 1500 € pour l’organisation des voisinades.

vote du rapport financier
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Le rapport financier est approuvé à l’unanimité

vote du budget prévisionnel
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Le budget prévisionnel est approuvé à l’unanimité

COTISATIONS
La présidente met en débat le renouvellement de la cotisation et rappel que pour l’exercice 2015/2016 le taux des cotisations a été fixé à 1 €. Sachant que c’était la cotisation minimum pour devenir adhérent et que la liberté était laissée à chacun de donner plus, ce qui a été largement fait.
Deux propositions des adhérents : 5 € ou pourquoi pas 10 €. La présidente propose de ne pas changer la cotisation. Pour les adhérents augmenter la cotisation donnerait de la valeur à l’adhésion et permettrait de présenter plus sérieusement l’association. Mais passer de 1 € à 10 € c’est un peu trop. Finalement, le taux de cotisation à 5 € est soumis au vote.

vote du taux des cotisations à 5 €
contre : 1     abstentions : 0     pour : 14

Les cotisations pour 2016/2017 sont fixées à 5€ et seront demandées dès la prochaine voisinade.

PROJET DE SALLE POUR LES ACTIVITÉS DE NOTRE ASSOCIATION
Évoqués lors du rapport moral, la présidente rappelle les problèmes posés par le manque de salle :
✗ Difficulté d’organiser des voisinades à la mauvaise saison
✗ coût pour l’association de la location d’une salle

Lors de l’entretien que nous avons eu avec le maire à ce sujet, l’éventualité d’aménager le grenier de la mairie n’a pas été retenu. Coût trop élevé des travaux pour la mise aux normes. Le maire propose de remplacer la grande table de la salle du conseil par des tables modulables pour rentabiliser l’espace. La présidente propose de constituer un groupe de réflexion autour d’un projet d’aménagement de salle.

Question : n’est-il pas plutôt judicieux d’utiliser la salle du conseil pour les voisinades et à partir de là, réfléchir sur les besoins de salle. Après discussion, les membres de l’assemblée générale s’accordent sur ce point. La salle du conseil sera demandée avec peut-être l’accès aux toilettes et point d’eau du rez-de-chaussée.

QUESTIONS DIVERSES
Aucune question en débat

ÉLECTION DES MEMBRES DU BUREAU
Sophie Catherine Audouard  se représente à la présidence de l’association, aucun autre candidat ou candidate.
vote
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Sophie Catherine Audouard est réélue présidente de l’association.

Danièle Lepoutre ne se représente pas comme trésorière. Qui est candidat(e) ? Evelyne Bourion actuellement secrétaire de l’association accepte de reprendre le poste de trésorière et Françoise Lemoine se propose comme trésorière adjointe.
vote
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Evelyne Bourion est élue trésorière de l’association et Françoise Lemoine est élue trésorière adjointe.

Audrey Chandernargor se porte candidate pour le poste de secrétaire laissé vacant par Evelyne Bourion. Christiane Ogez se propose comme secrétaire adjointe.
vote
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Audrey Chandernagor est élue secrétaire de l’association et Christiane Ogez est élue secrétaire adjointe.

Il est 20H45, l’ordre du jour étant épuisé la présidente clôt l’assemblée générale.

La secrétaire de séance
Evelyne Bourion

La Présidente
Sophie Catherine Audouard

La  secrétaire
Audrey Chandernagor

La trésorière
Evelyne Bourion